在去年國(guó)家局組織召開(kāi)的行業(yè)各直屬單位主要負(fù)責(zé)同志座談會(huì)上，國(guó)家局局長(zhǎng)張建民明確提出了“突出抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展質(zhì)量變革、效率變革、動(dòng)力變革，堅(jiān)定不移走高質(zhì)量發(fā)展的道路”的要求。根據(jù)這一要求，筆者認(rèn)為檔案保管工作應(yīng)堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的基本原則。“防”是指預(yù)防檔案的損壞，防止檔案丟失，防止人為或自然對(duì)檔案的污染和損毀。“治”是指治理已經(jīng)損壞的檔案，對(duì)破損檔案進(jìn)行復(fù)制，進(jìn)行修補(bǔ)。
嚴(yán)控接收進(jìn)庫(kù)的歸檔材料質(zhì)量檔案人員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提高檔案室接收進(jìn)庫(kù)的歸檔檔案質(zhì)量，從源頭抓起。其一，要加強(qiáng)文件形成部門的檔案保護(hù)意識(shí)，并選擇無(wú)污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件；其二，對(duì)需入庫(kù)的檔案進(jìn)行監(jiān)督和檢查，避免不符合要求的檔案進(jìn)入庫(kù)房；其三，要建立健全歸檔制度，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，要保持其完整性。
檔案室要做好八防要求，防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)。為讓檔案的保管環(huán)境達(dá)到要求。消毒殺蟲(chóng)在檔案入庫(kù)前進(jìn)行消毒、除塵、殺蟲(chóng)，是預(yù)防蟲(chóng)害、霉菌污染的檔案進(jìn)入庫(kù)房的有效防范措施。消毒殺蟲(chóng)可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案室的日常清潔工作也很重要，每周對(duì)庫(kù)房進(jìn)行一次打掃，能有效地降低庫(kù)房?jī)?nèi)的灰塵，減少對(duì)檔案的破壞。
庫(kù)房溫濕度的控制也是檔案保管工作的一個(gè)重要部分，有害生物繁殖最適宜的溫度是22-35℃，濕度是70%-90%，保護(hù)檔案適宜溫度是14-24℃，濕度是45-60%，因此庫(kù)房應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)，可以有效地控制庫(kù)房溫濕度，有利于更好地保護(hù)檔案材料。
檔案保護(hù)工作最終目的是為了保證對(duì)檔案的利用，檔案在利用的過(guò)程中也要注重保護(hù)，做好安全防護(hù)措施，確保檔案的完整與安全。在利用過(guò)程中，有人為的破壞，工作人員或利用人員管理、使用不善造成對(duì)檔案的丟失、損壞，還有時(shí)間長(zhǎng)久的原因?qū)е虏牧侠匣?/p>
技術(shù)處理檔案制成材料的性質(zhì)是決定檔案壽命的內(nèi)因，有些材料是不符合歸檔要求的，需進(jìn)行技術(shù)處理。例如，對(duì)于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進(jìn)行復(fù)印后連同復(fù)印件一同歸檔；對(duì)于傳真文件，需復(fù)印后歸檔；對(duì)已經(jīng)破損的文件要進(jìn)行修復(fù)。至于訂書釘、曲別針等易銹物應(yīng)去除后方可歸檔，有條件的檔案室可以配備復(fù)印機(jī)、照相機(jī)。
檔案管理工作作為煙草企業(yè)發(fā)展與成長(zhǎng)的見(jiàn)證，具有非常重要的作用，只有煙草行業(yè)相關(guān)從業(yè)人員不斷加強(qiáng)檔案管理，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，才能實(shí)現(xiàn)煙草行業(yè)檔案管理的高質(zhì)量，并為行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供不竭動(dòng)力。
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